التعريف بالعمليةهى العملية المسئولة عن كافة العمليات الإدارية والفنية الخاصة بالرسائل العلمية لدرجتى (الماجستير– الدكتوراه) التى تمنح من جامعة القاهرة وتودع بالمكتبة بموجب قرار الإيداع الصادر من مجلس الجامعة بوجوب إيداع نسخة ورقية من كل رسالة من 1978والأخرى على قرص مدمج من 2003،وكذلك الرسائل التى يتم الحصول عليها من خلال الإهداء من الجامعات الأخرى

العمليات التى تقوم بها الوحدة

1 – استلام الرسائل

– يتم استلام الرسائل يوميا من الساعة التاسعة صباحا حتى السادسة مساءا طوال أيام الأسبوع ماعدا يوم الجمعة و العطلات الرسمية

– يتم تسليم الرسائل سواء كانت ماجستير أو دكتوراه من جميع الباحثين بكليات و معاهد جامعة  القاهرة نسخة ورقية من الرسالة بها كلمات دالة و مستخلص + تسليم نسخة الكترونية و يتم فحصها على الكمبيوتر و التأكد من مدى مطابقتها للنسخة الورقية

2 – تسجيل الرسائل

يتم تسجيل الرسائل فى سجلات العهده و يوجد نوعين من السجلات سجلات للرسائل باللغة العربية و سجلات للرسائل باللغة الأجنبية ويتم تسجيل التاريخ و رقم المسلسل و اسم الباحث و العنوان و الدرجة العلمية و اسم الكلية و القسم و لغة الرسالة وايضا عدد الصفحات + تم استلام نسخة إلكترونية وأى ملاحظات أخرى

كما يتم وضع الختم على الرسالة الورقية ثم وضع رقم المسلسل  وبعد ذلك يتم وضع الباركود على النسخة الورقية وايضا رقم الرسالة مكرر على النسخة الإلكترونية

3 – الإعداد الفنى

– يتم فهرسة الرسائل  طبقا لقواعد الأنجلو أمريكية و يتم إدخالها على الحاسب وفقا لقواعد مارك21 ويتم الإدخال على الكمبيوتر طبقا لنظام الميلنيوم

– يتم وضع رقم طلب الإستدعاء ويأخذ من  مكنز أى قائمة محلية تستخدام داخل المكتبة المركزية الجديدة فقط  و هو بيان بالكليات و الأقسام داخل الكليات    مثال لذلك :

Cai01.02.01.Ph.D.2011.                               من.س

أى يتكون من رمز الجامعة و الكلية و القسم و الدرجة العلمية و سنة النشر و حرفين من المؤلف و حرف من العنوان

أ) ترمز لجامعة القاهره             Cai01

ب) مثلا  كلية الآداب تأخد رقم       02

جـ) داخل كل كلية الأقسام التى تخص الكلية

مثلا قسم الإجتماع يأخذ رقم         01

د) الدرجة العلمية سواء كانت ماجستير أو دكتواره

الماجستير M.Sc الدكتوراه Ph.D

ه) سنة النشر                          2011

و) حرفين من اسم الباحث و حرف من العنوان       من .س

4 – الإدخال و المراجعة

بعد إدخال المفهرس الرسائل على الكمبيوتر ثم يتم مراجعة الرسائل من على الجهاز مع الرسالة  الورقية

–  يتم وضع الليبل على كعب الرسالة و هو نفسه رقم طلب الإستدعاء و ذلك لإرسال الرسالة لقاعة الرسائل من أجل الترفيف لتكون متاحة للباحثين بأسهل طريقة و أسرع وقت بعد عمل البحث على الكمبيوتر سواء اسم الباحث / العنوان / الموضوع / رقم الإستدعاء بأى مصدر من مصادر المعرفة.

–  يتم عمل الكشوف بالرسائل الجامعية تمهيدا لارسالها إلى قاعة الرسائل لخدمة الباحثين و المستفدين.

العاملون بالوحدة: يعمل بها 11 فرد وهم كالتالي:

مشرف الوحدة: أ/ مها محسن

4 أخصائي مكتبات

3 تخصصات أخري

2 استلام

1 كتابي