إجراءات وضوابط قبول الهدايا

1-يتقدم الشخص أو الجهـة المقدمة للهدية بخطــاب إلي معالي رئيـس الجـــامعة أو مدير المكتبــة المركزيـــة الجـديدة بطلب إهداء المجموعة ويراعي ما يلي:

• ألا يقل عدد الكتب في المجموعة المهداه عن ألف (1000) كتاب كحد أدني لتخصيص ركن بإسمه في قاعة المكتبات المهداه.

• ألا يتجاوز تاريخ نشر المواد المهداه عام 2000م إلا فى الحالات القصوى ، ويتم الرجوع لرأى لجنة القبول المختصة برئاسة مدير المكتبة.

• بيان مفردات المجموعة (كتب ، رسائل جامعية ، دوريات ، مواد اخري…)

• يتم معاينة المجموعة في مكانها الأصلي علي أن يتحمل المهدي – شخص أو هيئة-  مصاريف إنتقال أحد موظفي قسم التزويد لفحص واقع المجموعة المهداه.

• يتم فحص المجموعة المهداه من قبل قسم التزويد ويتم تقديم تقرير عنها لتقييم مدي صلاحيتها شكلا وموضوعاً.

• تقبل فقط المواد التي تتوافق والسياسة العامة للمكتبة.

• تعتذر المكتبة عن قبول الدوريات العامة ، والمذكرات الشخصية.

• في حالة إصرار صاحب المجموعة علي إهداء المجموعة متكاملة يجب إعلامه وموافقته كتابياً بأن المواد غير الصالحة سيتم توجيهها للمعارض التي تقام للطالب او توجيهها لأغراض الإهداءات الموجهة لجهات أخري.

2-يتم إعلام صاحب المجموعة المهداه بعدد من الضوابط:

• توضع أعداد الدوريات ضمن مجموعات الدوريات بالطابق الثالث بالمكتبة لضمان الإفادة منها لجمهور المستفيدين ، لما للدوريات من طبيعة خاصة وأهمية لا تتحقق إلا بإتساق واكتمال الأعداد في مكان واحد داخل المكتبة.

• يحق للمكتبة نقل الدوريات المتقادمة والتي قل الطلب عليها إلي المخزن في ركن خاص بها مخصص لهذا الغرض بمخزن الدوريات ، وهو قسم الدوريات المهداه تمييزاً لها عن الدوريات الواردة من خلال الإشتراكات.

3-في حالة قبول الهدية:

• يتم نقل المجموعة المهداه إلي المكتبة المركزية الجديدة علي نفقة صاحب الهدية.

4-مكان المجموعة المهداه:

• يخصص مكان للمجموعة المهداه بقاعة المواد المهداه ، وتضم الكتب والأطروحات الجامعية.

• يتم تمييز المجموعة بسيرة مختصرة للمُهدي مع صورة شخصية له.

5-ضوابط خاصة:

• تعتذر المكتبة عن قبول الرسائل الجامعية المجازه من جامعة القاهرة بحكم تواجدها بالفعل بحكم إيداع الرسائل الجامعية بالمكتبة المركزية الجديدة وتقبل ما يخص الجامعات المصرية والعربية علي سبيل الأهداء.

• في حالة الهدايا المشروطة– المقدمة بقيد أو شرط- يتم فرزها عن طريق لجنة من المكتبة لتدرس مدي أهمية المجموعة ، وما تقدمه من إضافة لرصيد المكتبة ، ويتم التفاوض حول الشروط التي يمكن قبولها أو رفضها.